Praktikum 3Indikator: Pemetaan dan perancangan proses bisnis

Pemetaan Proses Bisnis & Alur Persetujuan

Proses pembelian bahan praktik laboratorium Politeknik META Industri: diagram as-is dan to-be, tabel aktor, aturan bisnis, simulasi kondisi khusus (kenaikan harga pemasok) dengan data di database, dan alasan rancangan baru lebih baik.

A. Diagram as-is: proses manual yang berlangsung saat ini; kotak merah menandai aktivitas berisiko salah atau lambat.

Diagram as-is pembelian bahan lab — Gambar 6. Proses pembelian bahan lab saat ini (as-is) beserta titik risiko

No	Aktor	Aktivitas manual	Media	Risiko / keterlambatan
1	Dosen	Mengajukan permintaan bahan	WhatsApp / lisan	Tanpa format & identitas, mudah tenggelam
2	Kepala Lab	Memverifikasi kebutuhan	Perkiraan pribadi	Keputusan subjektif
3	Gudang	Memeriksa stok	Hitung manual	Stok tidak real-time, beli ganda
4	Pembelian	Memilih pemasok	Telepon / chat	Tanpa pembanding harga
5	Pimpinan	Memberi persetujuan	Tanda tangan / pesan	Lambat, tanpa jejak, nilai berubah tak terpantau
6	Gudang	Menerima barang	Surat jalan kertas	Diterima tanpa nomor PO
7	Keuangan	Memproses pembayaran	Foto surat jalan	Bayar ganda / tanpa dokumen

B. Diagram to-be setelah ERP termasuk alur persetujuan, pemeriksaan stok, penerimaan barang, dan pembayaran.

Diagram to-be pembelian bahan lab — Gambar 7. Rancangan proses pembelian bahan lab setelah ERP (to-be)

Tabel aktor dan tanggung jawab

Aktor	Tanggung jawab di ERP	Dokumen / output
Dosen	Mengajukan Material Request dengan identitas, tujuan, tanggal pakai.	Material Request
Kepala Lab	Memverifikasi kebutuhan; menyetujui pembelian ≤ Rp 5.000.000 dan persetujuan ulang bila harga naik > 5%.	Persetujuan digital
Gudang	Cek stok (sistem), reservasi stok, menerima barang terhadap nomor PO.	Goods Receipt
Bagian Pembelian	Memilih pemasok terdaftar, menerbitkan PO, memantau penawaran.	PR / PO
Pimpinan	Menyetujui pembelian > Rp 5.000.000 atau yang melewati plafon Kepala Lab.	Persetujuan PO
Keuangan	Three-way matching PO–GR–Faktur, membayar, posting jurnal.	Voucher pembayaran, jurnal

C. Aturan bisnis (6 aturan):

1. Autentikasi Identitas Pengaju

Permintaan wajib diajukan melalui akun resmi dosen pengampu dengan mencantumkan tujuan praktikum dan tanggal pemakaian. Pengajuan tanpa akun valid ditolak sistem.

2. Pemeriksaan Stok Otomatis (Anti-Overstock)

PR hanya diterbitkan untuk jumlah kekurangan riil: Kekurangan = Kebutuhan - (Stok Gudang + PO Terbuka - Reservasi). Jika selisih ≤ 0, pengajuan diblokir.

3. Batas Wewenang Persetujuan Bertingkat

Plafon persetujuan: Belanja ≤ Rp 5.000.000 cukup Kepala Lab. Belanja di atas Rp 5.000.000 wajib melibatkan persetujuan Pimpinan / Direktur.

4. Pencocokan Tiga Dokumen (Three-Way Matching)

Bagian keuangan hanya dapat memproses pembayaran jika sistem menemukan kecocokan mutlak antara dokumen PO, bukti penerimaan barang (GR), dan faktur tagihan vendor.

5. Prinsip Tanpa PO Tidak Ada Penerimaan

Petugas dilarang menerima barang yang tidak memiliki nomor PO aktif di sistem. Barang tanpa nomor PO akan ditolak di area penerimaan lab.

6. Pemisahan Tugas (Separation of Duties)

Pemohon barang (Dosen), penyetuju (Kepala Lab/Pimpinan), penerima fisik (Gudang), dan pembayar (Keuangan) dilarang dirangkap oleh staf yang sama.

Penawaran Baru	Kenaikan	Keputusan Sistem ERP
Rp 4.150.000	+3.75% (≤ 5%)	Tetap Berlaku Notifikasi ke Kepala Lab
Rp 4.300.000	+7.50% (> 5%)	Persetujuan Ulang Kepala Lab Di bawah batas Rp 5 Juta
Rp 5.500.000	+37.5% (> Rp 5 Jt)	Persetujuan Batal Eskalasi ke Direktur/Pimpinan

No	Barang	Pengaju	Nilai awal	Penawaran baru	Penyetuju	Status	Aksi
PR-LAB-001	Insert bubut carbide (praktik manufaktur) (20 unit) Disetujui Kepala Lab (nilai <= Rp 5.000.000)	Dosen Pengampu CNC	Rp 4.000.000	-	Kepala Lab	Disetujui
PR-LAB-002 Darurat 24 jam	Sensor proximity & pelumas hidrolik mesin milling (10 unit) Nilai > Rp 5.000.000 disetujui Pimpinan (jalur darurat 24 jam)	Dosen Penguji Praktik	Rp 6.500.000	-	Pimpinan	Disetujui

Waktu (Timeline)	Tindakan Operasional	Kontrol Internal yang Tetap Berjalan
T+0 Jam	Dosen menginput formulir pengadaan darurat dengan alasan ujian mahasiswa.	Alasan kedaruratan dan identitas pengaju tercatat resmi di basis data.
T+1 Jam	Sistem memeriksa stok di laboratorium lain untuk opsi transfer internal.	Pemeriksaan ketersediaan stok fisik tetap menjadi syarat awal wajib.
T+2 s/d T+3 Jam	Persetujuan paralel cepat (SLA target 2 jam) oleh Kepala Lab & Pimpinan.	Persetujuan tetap dilakukan pejabat berwenang, bukan bypass kontrol.
T+4 Jam	PO Darurat diterbitkan ke vendor rekanan terdaftar dengan perjanjian harga payung.	Pemesanan hanya kepada vendor resmi terikat kontrak harga.
Hari yang Sama	Barang tiba di lab, petugas melakukan Goods Receipt (GR) terhadap nomor PO.	Barang tetap diverifikasi spesifikasinya dan dicatat penambahan stok fisiknya.
Pasca-Event (≤ 3 Hari)	Tinjauan pasca-darurat (Post-Audit Review) oleh Bagian Keuangan dan Pimpinan.	Pembayaran tagihan vendor tetap melalui pencocokan dokumen (three-way match).

Aspek	Proses lama (as-is)	Rancangan baru (to-be)
Identitas & jejak	Chat tanpa format, tenggelam.	Material Request digital dengan identitas dan audit trail.
Stok	Hitung manual, rawan beli ganda.	Cek stok otomatis; PR hanya untuk kekurangan nyata.
Persetujuan	Tidak jelas siapa berwenang.	Persetujuan bertingkat sesuai nilai, dengan bukti.
Perubahan harga	Tidak terpantau.	Aturan toleransi 5% & plafon memicu persetujuan ulang.
Penerimaan & pembayaran	Surat jalan kertas, bayar tanpa dokumen.	GR terhadap PO dan three-way matching sebelum bayar.
Kecepatan	Berhari-hari lewat telepon/chat.	Alur digital paralel, jalur darurat 24 jam tetap terkontrol.